1) Quelles sont les fonctionnalités majeures d'un TMS ?
Quatre facteurs principaux favorisent le développement du marché des TMS (Transportation Management System) : la mondialisation des échanges, notamment liés à la délocalisation des sites de production, la hausse du prix du carburant, les contraintes règlementaires et l’émergence du développement durable. La couverture fonctionnelle de ces outils est vaste car elle s’étend sur 4 niveaux décisionnels :
- La couche stratégique, qui comprend l’optimisation du réseau et celle des achats de transport
- Le niveau tactique, qui correspond à la planification et à l’organisation de la distribution
- La planification opérationnelle : élabore un plan de transport exécutable
- Enfin, le niveau exécution permet de suivre le déroulement du plan de transport prévu de même que le tracking des commandes et la gestion des alertes (Supply Chain Events Management)
La majorité des TMS présents sur le marché adresse principalement les 3 derniers niveaux ; ils facilitent ainsi la tâche du responsable du planning transport dans la gestion des aléas mais ne s’y substitue en aucun cas.

La composante coût de transport occupe une place prépondérante dans ces outils. En effet, dans la couche stratégique, les simulations de coûts constituent une véritable aide à la décision pour l’utilisateur. Au niveau exécution, les calculs de coûts permettent de réaliser la pré-facturation de même que le suivi budgétaire et l’analyse de la performance.
Les TMS sont interfaçables avec d’autres systèmes comme les ERP ou l’informatique embarquée dans les camions. De plus, ils sont généralement capables de dialoguer avec des systèmes chez des transporteurs ou des transitaires via des messages EDI, le web, le fax, les mails et même des boîtes vocales.

Les logiciels d’optimisation de tournées, de maintenance de parc, de suivi de flotte, de gestion des données de douanes, sociales, documentaires et les bourses de fret, de par leur couverture fonctionnelle, peuvent constituer des compléments à valeur ajoutée pour les TMS.
In fine, les TMS permettent d’améliorer le service aux clients et d’optimiser les coûts de transport.


2) Présentez-nous globalement l'ensemble de l'offre de TMS disponibles sur le marché.
Tout d’abord, il convient de différencier les TMS destinés aux transporteurs et transitaires de ceux destinés aux chargeurs. En effet, les premiers permettent de dimensionner des tarifs et de commercialiser des prestations de transport alors que les seconds sont des outils d’aide à la décision, de planification et d’exécution.
En outre, le marché est composé d’acteurs venant de différents horizons : les éditeurs spécialisés de TMS, les éditeurs d’ERP et les éditeurs de WMS.

Cette diversité d’origines explique le fait que la couverture fonctionnelle des TMS n’est pas très homogène même si elle est généralement calquée sur les niveaux décisionnels évoqués précédemment (de la couche stratégique au niveau exécution). De plus, certains ERP et WMS proposent actuellement des fonctionnalités transports.
Les outils TMS les plus évolués sont compatibles avec le transport multimodal (modes aérien, maritime et terrestre) et la gestion des incoterms.
Ces solutions peuvent être gérées en propre dans les sociétés ou en mode hébergé SaaS (Software As A Service), ce qui permet de s’affranchir d’investissements onéreux.
Même si des chiffres sur le sujet sont difficiles à obtenir, 20% des chargeurs seraient équipés en systèmes permettant de gérer le transport. C’est la raison pour laquelle les éditeurs de TMS se félicitent des perspectives de croissance sur ce marché florissant.


3) Sur quels points particuliers faut-il être vigilant lorsque l'on s'oriente vers l'achat d'un TMS ?
Etant donnée l’hétérogénéité fonctionnelle des TMS, la première précaution à prendre consiste à correctement identifier les besoins de même que les attentes liées à la mise en œuvre d’un TMS en terme de couverture fonctionnelle. Pour ce faire, la rédaction des spécifications, faisant partie intégrante d’un cahier des charges, doit requérir la plus grande attention.
Le second point de vigilance concerne la connaissance de l’offre TMS présente sur le marché qui permet de déterminer la liste des éditeurs à consulter en vue d’un appel d’offres. Certaines entreprises n’hésitent pas à confier cette tâche à des cabinets de conseil. Dès le stade de la sélection, il est prudent de former une équipe projet regroupant des expertises métiers et informatiques de l’entreprise.

La mise en place d’un TMS ne se limite pas au simple déploiement d’un nouvel outil informatique ; elle doit s’inscrire dans l’environnement de l’entreprise, ce qui impacte les 3 dimensions que sont l’organisation, les processus, et le système d’information. Le changement peut être important par rapport aux modes de travail existants. L’entreprise doit donc s’y préparer en amont et accorder beaucoup d’attention à la gestion du changement et à la formation.


4) Quelle est la durée d'un projet consistant à mettre en place un TMS ? Cela varie-t-il en fonction du produit sélectionné ?
Un projet de mise en place d’un TMS peut se décomposer en deux phases principales : la première consiste à la sélection de l’outil, la seconde à sa mise en œuvre. Chacune de ces phases a des objectifs bien spécifiques.

La sélection de l’outil nécessite généralement 2 mois pour :
- La rédaction du cahier des charges et la détermination d’une short-list de 3 à 5 éditeurs,
- La consultation des éditeurs et l’analyse de leur réponse aboutissant à une short-list finale de 2 à 3 éditeurs,
- Le maquettage et la tenue d’ateliers spécifiques permettant d’approfondir les propositions et de choisir la solution,
- La définition du plan de déploiement.
La démarche de sélection doit privilégier le choix rapide de la short-list pour travailler en profondeur sur la phase de consultation et de construction d’un business case ; cela facilite d’autant plus le choix des priorités et la construction du plan de déploiement.

La mise en œuvre de l’outil constitue bien sûr le travail de fond permettant de préparer l’entreprise aux impacts organisationnels et sociaux de ce nouveau mode de gestion. Parmi les travaux à réaliser, il est nécessaire de traduire les besoins métier exprimés par les utilisateurs en spécifications fonctionnelles qui conditionnent les développements spécifiques éventuels et le paramétrage de la solution, c’est-à-dire la configuration des fonctionnalités aux contraintes de l’entreprise. A cela, s’ajoutent l’intégration du système dans le paysage informatique de l’entreprise (ex : interface avec l’ERP) de même que la définition et la mise en place de l’architecture informatique. Côté utilisateur, il convient de ne pas négliger la gestion du changement qui doit convaincre les futurs utilisateurs des apports de la solution TMS et les préparer le mieux possible à la prise en main de l’outil : cela doit se faire tout au long du projet et se traduire par une montée en puissance progressive. Ainsi, une solution TMS peut être opérationnelle dans un délai de 6 à 12 mois sur un périmètre fonctionnel large, de la planification à l’analyse de la performance. Cet horizon temporel n’est pas vraiment lié au logiciel choisi mais réellement aux processus couverts par le TMS. On peut aussi imaginer un démarrage plus rapide sur un périmètre fonctionnel cohérent mais plus limité (ex : planification) et étendre par la suite les fonctionnalités à d’autres processus de l’entreprise (ex : exécution et suivi de l’exécution du transport).


5) Enfin, à quoi faut-il s'attendre à propos du coût d'achat ? Quel est le retour sur investissement ?
Les entreprises peuvent parfois être frileuses lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre un nouvel outil informatique, la question du retour sur investissement du projet se posant inévitablement.
Pour une solution globale d’un éditeur spécialisé couvrant l’ensemble des processus de la planification à l’analyse de la performance, en passant par l’exécution et le suivi de l’exécution, le coût peut être de l’ordre de 80 à 100 k€ pour un package maintenance / licences / prestations de services éditeur (spécifications des besoins, paramétrage, tests fonctionnels, formation…). A cela s’ajoutent les coûts de réalisation du projet (notamment des ressources internes à l’entreprise), voire des coûts d’hébergement externes (SaaS) ou des coûts d’achat de matériel (hardware) en fonction de la solution retenue.

La mise en œuvre d’un TMS ne se limite pas à une liste de coûts : il est nécessaire de calculer le retour sur investissement du projet pour convaincre les instances de décision de l’entreprise de l’intérêt de cette démarche. Ainsi, quelques cas clients mettent en évidence un retour sur investissement pouvant être de l’ordre de 6 à 10 mois, avec des économies sur les achats de transport de l’ordre de 5 à 10% pour un budget achat de transport supérieur à 2 millions d’euros. Mais il faut garder à l’esprit que cela dépend fortement des processus couverts par la solution.

Au-delà des aspects purement financiers, il est important de prendre en considération l’ensemble des gains qualitatifs associés à la mise en œuvre d’un TMS au sein de l’entreprise. En effet, le TMS a un impact positif sur différents éléments. Tout d’abord, il améliore le service client (livraisons à l’heure, flexibilité accrue de l’exécution, suivi de l’état des expéditions, anticipation des aléas de transport...), ce qui est un facteur de satisfaction et de confiance dans la prestation et véhicule une bonne image auprès des clients. Ensuite, le TMS améliore l’optimisation des opérations de transport (meilleur remplissage des camions, meilleur groupage des marchandises, réduction des distances parcourues…), ce qui se traduit par une réduction globale des achats de transport. De plus, l’automatisation améliore la productivité des équipes internes, par exemple pour des tâches administratives (exemple : facturation client, rapprochement de factures fournisseurs) ou opérationnelles (exemple : affrètement). Du temps supplémentaire peut donc être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée tournées vers les clients.
Le TMS amène indéniablement des progrès qualitatifs et quantitatifs au sein de l’entreprise.

Propos recueillis pour Physical Supply ChainS auprès de Ludovic DODE, consultant senior, en charge de l’animation de l’offre Transport chez PEA Consulting
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