Qu’est ce que le PIC ?
PIC signifie « Plan Industriel et Commercial ». C’est un processus mensuel qui essaie d’équilibrer la fourniture des produits ou des services avec la demande. Pour cela, il définit ce que l’entreprise va faire dans un moyen et long terme, réunit et réconcilie au niveau agrégé (familles) les plans de ventes et de production, permet à la direction d’anticiper les fluctuations du marché et de prévoir l’adaptation des capacités de production. Le PIC est d’abord un acte de direction.

Qu’est ce que n’est pas le PIC ?
Le PIC n’est pas une simple réunion non préparée et encore moins qu’une simple fonctionnalité d’un progiciel de GPAO ou ERP.

Le PIC est-il réservé aux grandes entreprises ?
Ma réponse est non ! Certes lorsque l’on évoque le processus PIC on pense naturellement aux grandes entreprises mais ont-elles seules le privilège des conséquences de l’absence de communication entre Commercial et Production, d’arbitrage, d’anticipation et de décisions de la direction ?

Quelles sont les données utilisées au PIC ?
Pour simplifier et réduire les temps d’analyse et de traitement, le PIC ne s’exprime pas (sauf exceptions) en terme de produits finis mais en familles de produits. Toutefois la constitution des familles de produits avec leurs unités représente l’un des premiers obstacles dans la mise en place du processus PIC, car selon les cas, la constitution de ces familles sera très évidente et correspondra aux visions Commerciales et Production, c’est à dire que l’on s’entendra sur des familles commerciales par processus technologique, tandis que très souvent nous nous retrouverons avec des familles/unités différentes entre Commercial (familles commerciales exprimées en euros) et Production (familles par processus de production exprimées en heures). Dans ce dernier cas il sera nécessaire d’établir des tables de conversions.
Après avoir passé le premier obstacle, il sera nécessaire de constituer une nomenclature, un profil de charge et de fixer des zones d’actions pour chacune des familles. La nomenclature permettra, après validation du PIC, d’enregistrer dans le système de GPAO les prévisions de production et de déclencher les approvisionnements à long cycle. Le profil de charge permettra de calculer les charges globales prévisionnelles, d’envisager plusieurs scénarios et d’effectuer des simulations de charges. Il est à noter que ces calculs de charges globales ne s’intéresseront qu’aux besoins en capacités sur les ressources critiques (machines uniques et incontournables, personnel particulièrement qualifié, etc.). Les zones d’actions (fermes, flexibles et libres) permettront de prendre ou de ne pas prendre la décision de modifier le plan.

Quels sont les préalables à la mise en place du processus PIC ?
Plus d’une dizaine d’actions sont à entreprendre :
1. Impliquer la direction ;
2. Désigner les participants ;
3. Attribuer les responsabilités ;
4. Former les participants ;
5. Définir les familles et leurs compositions ;
6. Définir l’horizon d’analyse pour chaque famille ;
7. Fixer les zones d’action pour chaque famille ;
8. Créer les profils de charge par famille ;
9. Etablir les formats de documents ;
10. Organiser le processus ;
11. Figer les dates des réunions sur un horizon glissant d’au moins un an.

Pourquoi le PIC est il un processus ?
Le PIC est un processus car il implique de façon répétitive et organisée des travaux et des actions d’abord des services commerciaux puis des services de production. Il nécessite ensuite leur consensus pour établir des plans cohérents et enfin il se termine par une validation des plans et des prises de décisions par la direction.

Comment fonctionne le processus PIC ?
Le processus PIC commence par le commercial qui doit réactualiser tous les mois ses prévisions de ventes.
Les activités standards du commercial comprennent :
1. La collecte des données, c’est à dire d’une part les prévisions de ventes et d’autre part les ventes réalisées ;
2. La constitution d’un nouveau plan prévisionnel des ventes ;
3. La comparaison entre le plan précédent et le nouveau ;
4. La validation du plan prévisionnel des ventes ;
5. La communication du nouveau plan des ventes à la production.
Le processus continue en production dont les activités standards comprennent :
1. La collecte des données c’est à dire la production réalisée ;
2. La prise en compte du nouveau plan prévisionnel des ventes ;
3. La comparaison avec le plan précédent ;
4. L’étude des écarts et de leurs impacts ;
5. L’établissement de propositions d’actions pour adapter les capacités de la production aux prévisions commerciales.
Enfin le processus se termine avec d’abord la préparation des nouveaux plans et des documents préalables à la réunion de validation (réunion PIC) puis par la réunion PIC, qui présidée par le dirigeant de l’entreprise, permettra de valider les plans et de prendre les décisions d’adaptation de la capacité aux besoins prévisionnels.

Quelles sont les décisions d’une réunion PIC ?
Avant d’énumérer les décisions prises au cours d’une réunion PIC, il ne faut pas perdre de vue que le PIC traite du moyen et long terme et que ces décisions sont destinées à anticiper en production les évolutions du marché. En cas de prévisions d’augmentation des charges, les décisions peuvent être : rechercher et qualifier des sous-traitants, préparer la venue et la formation d’intérimaires, investir dans de nouveaux équipements et machines, prévoir des embauches en CDI, équilibrer l’activité entre ateliers ou sites de production, prévoir des formations pour permettre la polyvalence, lancer des approvisionnements de composants critiques ou à long cycle, etc. Dans le cas de prévisions de baisse de charge, les décisions peuvent être : relancer les actions commerciales, limiter la sous-traitance, prévoir le retour d’activités de sous-traitance, équilibrer les activités entre ateliers et sites, limiter les investissements, limiter les embauches, prévoir de ne pas renouveler les contrats des intérimaires, etc.

La direction doit-elle s’impliquer dans la démarche PIC ?
Sans une réelle implication de la direction, le processus PIC ne fonctionnera pas. Le PIC est avant tout un acte de direction, il lui offre la possibilité de diriger véritablement l’entreprise en prenant, en connaissance des différents plans prévisionnels et les bonnes décisions pour l’adapter aux évolutions du marché. C’est la direction qui doit nommer le responsable du processus et désigner la plupart des participants, ouvrir les réunions de validation par une information générale sur la vie de l’entreprise, signer le compte rendu pour rendre les décisions applicables.

Au PIC, doit-on prendre en compte les nouveaux produits ?
Généralement lorsqu’une entreprise commence le processus PIC, elle ne prend pas en compte les nouveaux produits, mais quelques mois après, lorsque les premiers résultats apparaissent la prise en compte des nouveaux produits s’impose d’elle-même car les disfonctionnements qu’ils entraînent en production du fait des gammes, des procédés, des nomenclatures, etc. non figés, sont tellement visibles qu’ils deviennent insupportables.

Que doit-on faire en cas de variation des prévisions de vente ?
D’abord il faut analyser les écarts car ceux-ci sont de trois types. Premièrement : les écarts en quantité sur la famille. C’est le plus important des trois car il peut entraîner des modifications de besoins en capacité et composants.
Ensuite : les écarts à l’intérieur de la famille. Ces écarts doivent être identifiés car ils peuvent détériorer le service clients et créer à la fois des stocks excédentaires sur les produits qui se vendent moins et des retards de livraisons pour les produits qui se vendent plus.
Enfin : les écarts dans le temps. En fonction de leur position sur l’horizon de planification, ces écarts peuvent avoir des impacts plus ou moins négligeables et lorsqu’ils sont proches il faut être très prudent avant de modifier le plan. Dans tous les cas l’utilisation des zones de planification ferme, flexible et libre doit être faite sinon des modifications apportées au plan dans un horizon trop proche auront pour effet d’une part de désorganiser la production interne mais d’autre part, d’exporter cette désorganisation chez les fournisseurs et sous-traitants.

Au bout de combien de temps apparaissent les effets du PIC ?
Lorsqu’une entreprise entreprend la mise en œuvre du processus PIC, nous lui recommandons d’être patiente car les effets n’apparaissent qu’au bout de plusieurs mois. En effet on peut découper la mise en œuvre du PIC en 3 étapes.
Une première étape consiste à établir les fondations. Elle comprend les phases de formation des participants, de création des données, de développement des supports d’information et d’organisation du processus et dure environ 3 mois. La seconde étape est plus longue : elle varie en fonction des entreprises de 6 à 18 mois. C’est l’étape de pérennisation. Celle-ci est atteinte lorsque les participants au PIC commencent à en percevoir les bénéfices et demandent à intégrer les nouveaux produits et quelquefois les planifications financières au processus PIC. La dernière étape dite de développement d’avantages compétitifs est atteinte lorsque la planification des prévisions des ventes et l’adaptation de la production est un processus totalement compris et intégré par tous et que les décisions stratégiques d’organisation, d’investissements et de formations sont issues du PIC.

Quand et comment applique t-on le PIC en production ?
Le PIC doit être appliqué en production immédiatement après validation. Dans la plupart des entreprises, il s’agit de mettre à jours les besoins prévisionnels en production qui permettront de déclencher les approvisionnements des articles à long cycle et de réserver des heures. Comme le PIC est établi et géré en familles, il faudra veiller à conserver la cohérence, toutefois avec une petite tolérance, entre les besoins de la famille et ceux enregistrés sur les produits finis, généralement dans le Programme Directeur de Production (PDP). Ces prévisions seront ensuite consommées au fur et à mesure de l’enregistrement des commandes, c’est ce qui est appelé « la gestion de la demande».

Le PIC s’applique t-il uniquement aux productions sur stocks (prévisions) ?
Non. Le PIC n’est pas uniquement réservé aux productions sur stocks. Il s’applique également aux productions à la commande, seule la formule change pour le calcul des prévisions de production.
- Pour la production sur stock :
Plan de production = prévisions commerciales + (stock objectif – stock actuel)
- Pour la production à la commande :
Plan de production = prévisions commerciales + (portefeuille actuel – portefeuille objectif)

Quels sont les bénéfices de la mise en place du processus PIC ?
Les bénéfices sont multiples et à plusieurs niveaux. Au niveau du fonctionnement général de l’entreprise, le PIC permet de :
- décliner la stratégie d’entreprise dans tous les secteurs ;
- améliorer la communication entre Commercial et Production ;
- établir des plans réalistes ;
- éliminer les mauvaises surprises et les décisions locales.
Au niveau de la production, le PIC permet d’anticiper les fluctuations du marché et de disposer des moyens (composants, capacités et machines) nécessaires pour satisfaire les besoins des clients. Au niveau du commercial, le PIC permet de s’engager sur des dates et quantités réalistes et réalisables vis à vis des clients. Concrètement cela se traduira par une diminution des retards de production dus aux manquants ou aux capacités insuffisantes, une diminution des stocks inutiles, des livraisons à la date prévue et donc une diminution des relances clients, et enfin une meilleure ambiance dans l’entreprise et très souvent une augmentation des parts de marché.

Enfin, pouvez-vous nous citer quelques raisons « classiques » pour ne pas commencer le PIC ?
En voici quelques-unes, entendues à plusieurs reprises :
- « Nous ne sommes toujours pas d’accord sur la composition des familles » ;
- « Nous n’avons pas encore toutes les données » ;
- « Nous sommes une entreprise « orientée clients » qui accepte toutes les commandes et tous les délais » ;
- « Nous ne savons pas travailler en équipe » ;
- « La direction commerciale est éloignée des usines de production » ;
- « Encore des réunions ! Mon agenda est totalement surchargé », etc.

Propos recueillis par la rédaction de Physical Supply ChainS auprès de Philippe COURTY, consultant CFPIM* et membre du réseau Dialogis

*: Certified Fellow in Production and Inventory Management, par l’APICS